В жизни практически каждого специалиста по маркетингу наступает момент, когда ему впервые поручают организовать участие компании в важном мероприятии.
Здесь главное не растеряться, четко сформулировать ожидания и цели вашей организации, а также составить план по их достижению.
Этот гайд как раз предназначен помочь Вам в этом.
1. Начните с выяснения целей участия в конкретной выставке.
Многие скажут, наша цель – это приобретение новых клиентов и увеличение продаж. Это конечно верно, но довольно абстрактно. Постарайтесь конкретизировать.
Возможно, в вашем случае это будет презентация новой линейки продуктов, или выход на рынок новой страны с нахождением надежных дистрибьюторов. Возможно, это будет просто имиджевая демонстрация с анализом конкурентов и предпочтений потребителей и т.д.
2. Относитесь к участию в выставке как к продолжительному проекту, а не просто как к трехдневной командировке.
Разделите всю предстоящую работу на три этапа:
предвыставочный (составление планов, назначение ответственных, организационная работа с бронированием билетов, отелей, доставкой экспонатов и прочим, аренда выставочной площади и заказ стенда, реклама и приглашение клиентов и партнеров посетить вас на этом мероприятии)
выставочный (непосредственно работа на стенде, это кульминация всего этапа подготовки).
поствыставочный (анализ и оценка результатов, последующая работа с полученной базой клиентов).
3. Уделите особое внимание подготовке и инструктажу персонала, который будет представлять вашу компанию.
Профессиональная и правильно подобранная команда на стенде – это основной фактор успешного мероприятия.
Каждый работник на стенде должен четко знать свои обязанности, получить инструкции по работе и измеряемые задания на период выставки. Например: собрать 50 визиток потенциальных клиентов и внести их в корпоративную базу, организовать 10 переговоров с важными клиентами и партнерами, провести 5 мастер-классов, произвести 15 продаж (если это ярмарка) и т.д. Все задачи должны быть четкими, измеряемыми и реальными для выполнения.
Принято считать, что на стенде должен присутствовать менеджер по продажам, технический специалист, способный ответить на специализированные вопросы по продуктам, и руководитель, в полномочиях которого обсуждать условия сотрудничества. Но это не догма, если в вашей компании все эти качества сконцентрированы в одном лице – смело отправляйте его в командировку.
Выставка – весьма дорогостоящее и важное мероприятие на котором вашу компанию должны представлять лучшие профессионалы, а не просто работники, которые в данный момент меньше всего загружены.
4. Проведите рекламную компанию и заблаговременно пригласите клиентов и партнеров посетить ваш стенд.
Для этого отлично подойдет почтовая рассылка и добавление графической информации о грядущем мероприятии в электронные подписи сотрудников.
Полезно будет разместить приглашение и на корпоративном сайте компании (обязательно с указанием павильона и номера стенда). Обратите внимание клиентов на уникальные предложения, которые можно будет получить от вас только на этом мероприятии.
Конечно, организаторы выставки также проводят рекламную компанию, но она нацелена на привлечение посетителей в целом, а не конкретно на ваш стенд. Несомненно, вы получите полезные контакты и часть этих посетителей станет вашими клиентами, но не стоит этим ограничиваться.
Поэтому не упустите возможность договориться о встрече на выставке с потенциальными клиентами, с которыми общались ранее, но так и не заключили контракты, возможно, общение с глазу на глаз за стаканчиком чего-нибудь согревающего все изменит.
5. Закажите эксклюзивный выставочный стенд.
На время мероприятия он станет олицетворением вашей компании в глазах клиентов, партнеров и конкурентов – поэтому к этому вопросу следует подойти ответственно.
Это та первая точка контакта по которой у посетителя складывается представление о компании еще до коммуникации с ее сотрудниками и тестирования продукции.
При заполнении брифа для разработки дизайн-проекта постарайтесь дать застройщику как можно больше конкретики: количество и размеры экспонатов, желаемая вместимость переговорных зон и объём подсобного помещения, количество сотрудников за рецепцией, особые активности, как-то мастер-классы или розыгрыши, дополнительные услуги (водоснабжение, подвесы, кайтеринг) и так далее. Это поможет быстрее разработать проект, который удовлетворит все ваши потребности.
Профессиональный застройщик всегда предложит вам вариант с рациональным использование площади, удобным для работы зонированием и привлекающим внимание дизайном.
Выставочный стенд не обязательно должен быть большим, шикарным и дорогостоящим, но он обязательно должен быть комфортным и соответствовать вашему корпоративному стилю. Мы будем рады помочь вам в этом вопросе и стать надежным партнером в сфере выставочных мероприятий.